Ein Termin, der stattgefunden hat, ist Arbeitszeit. Sie nachträglich einzutippen ist der lästigste Teil der Zeiterfassung, und deshalb bleibt sie oft liegen.
So gehts
Öffne den Kalender und klick auf einen Termin. Es geht ein Fenster auf mit allem, was dazugehört: Zeitraum, Dauer, wer dabei war, der Einwahllink.
Klick dort auf Als Zeit buchen, wähl das Projekt, fertig.
Flowti bucht nie von selbst. Ein Termin ist nicht immer Arbeit, und eine Zeiterfassung, die ungefragt bucht, verliert das Vertrauen, auf dem sie steht.
Ob abgerechnet wird
Das entscheidet das Projekt. In den Projekteinstellungen gibt es dafür den Haken Termine aus dem Kalender abrechnen.
Bei dem einen Kunden ist die wöchentliche Abstimmung Teil der Leistung, beim nächsten ist sie Akquise. Deshalb steht die Entscheidung am Projekt und nicht bei jedem Termin einzeln.
Bevor du buchst, siehst du im Fenster, was passiert: „Wird abgerechnet, 100 €/h“ oder „Auf diesem Projekt werden Termine nicht abgerechnet“. Ein internes Projekt bleibt immer intern, und am fertigen Zeiteintrag kannst du den Haken weiterhin nehmen.
Wer dabei war
Steht die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers bei einem deiner Kontakte, weiß Flowti, um welchen Kunden es geht. Dann kannst du den Termin gleich im CRM festhalten.
Das lohnt sich: Der Kunde fällt danach nicht mehr ins Radar mit „seit acht Wochen kein Kontakt“, obwohl ihr letzte Woche zwei Stunden zusammensaßt.
Kennt Flowti niemanden, kannst du den Kunden von Hand wählen. Und wenn du die unbekannte Adresse als Kontakt anlegst, erkennt Flowti sie beim nächsten Termin von selbst.
Woran du siehst, was schon gebucht ist
Ein gebuchter Termin steht im Kalender mit durchgezogenem Rand und einem grünen Balken links, dazu ein Haken neben der Uhrzeit. Im Detailfenster siehst du, wie viele Stunden auf welches Projekt gelaufen sind.
Klickst du trotzdem noch einmal auf Buchen, warnt Flowti dich. Zweimal gebucht heißt zweimal in der Rechnung.
Ganztägige Termine
Die kannst du buchen, solltest den Eintrag danach aber zurechtziehen. Gebucht würden sonst 24 Stunden, und die hat niemand so gearbeitet.