Zwischen du tippst in VS Code und zwei Stunden auf Projekt Webshop liegen vier Stufen. Wenn du sie kennst, verstehst du, warum ein Vorschlag mal sitzt und mal danebenliegt.
Stufe 1: Der Watcher zeichnet auf
Auf deinem Rechner läuft die Desktop-App und merkt sich regelmäßig, welches Programm im Vordergrund ist. Sie schaut dabei genauer hin, als man denkt:
- Programm und Fenstertitel, etwa VS Code, time.vue
- Dateipfad, wenn eine Datei offen ist. Der verrät das Projekt oft am zuverlässigsten
- Kategorie des Programms: Entwicklung, Kommunikation, Browser, Office, Design, Produktivität, Medien oder System
- Videokonferenzen: erkennt Zoom, Teams und Meet und unterscheidet, ob nur die App offen ist oder du wirklich im Gespräch bist
- Web-Dokumente: Google Docs, Figma, Notion, GitHub, Jira, mitsamt Dokumentname und Ticketnummer
- Leerlauf: nach drei Minuten ohne Eingabe gilt die Zeit als untätig
Die App gibt es für macOS, Windows und Linux. Sie schreibt alles zuerst lokal auf und schickt es dann. Reißt die Verbindung ab, bleibt nichts liegen, es geht später raus.
Sie macht keine Bildschirmfotos und liest keine Dokumentinhalte.
Stufe 2: Flowti gruppiert automatisch
Aus tausenden Ereignissen werden wenige Abschnitte. Das passiert nach festen Regeln, ganz ohne KI:
Nach Pausen trennen. Liegt zwischen zwei Ereignissen mehr Leerlauf als die Pausen-Schwelle, beginnt ein neuer Abschnitt.
Nach Kontext trennen. Wechselst du von einem Projektordner in einen anderen, wird geteilt, auch ohne Pause. Sonst steckten zwei Kunden in einem Abschnitt.
Zu kurze verwerfen. Alles unter der Mindestdauer fällt raus.
Danach rät Flowti das Projekt: Taucht ein Projektname oder eine Projektkennung im Dateipfad oder im Fenstertitel auf, zählt das als Treffer. Der Pfad wiegt schwerer als der Titel.
Jeder Abschnitt bekommt eine Sicherheit zwischen 0 und 100. Sie steigt, wenn ein Projekt erkannt wurde, die Kategorie eindeutig ist, der Abschnitt lang ist und eine App klar dominiert. Ein niedriger Wert heißt nicht falsch, sondern schau selbst nach.
Beide Schwellen stellst du unter Einstellungen, Geräte ein. Nach einer Änderung musst du neu generieren lassen, damit sie greifen.
Stufe 3: Die KI, wenn du sie rufst
Das ist eine eigene Stufe, die erst läuft, wenn du im Zeit-Review auf AI Generieren klickst. Ohne diesen Klick sieht kein KI-Modell deine Aktivitäten.
Die KI bekommt die verdichteten Abschnitte des Tages und deine Projektliste und schlägt fertige Zeitblöcke vor: Projekt, Aufgabe, Beschreibung, abrechenbar oder nicht. Sie kann auch überlappende Blöcke bilden, wenn du zwischen zwei Projekten hin und her gesprungen bist.
Das Modell läuft bei einem europäischen Anbieter. Mehr dazu unter Wo deine Daten liegen.
Stufe 4: Du entscheidest
Jeder Vorschlag will bestätigt, angepasst oder verworfen werden. Erst danach entstehen Zeiteinträge.
Korrigierst du einen Vorschlag, merkt sich Flowti das als Muster: diese App mit diesem Fenstertitel gehört zu jenem Projekt. Beim nächsten Mal fließt das Muster in die Vorschläge ein, noch bevor die KI überhaupt gefragt wird.
Deine Korrekturen sind also keine verlorene Mühe. Sie sind das Training.
Warum nicht vollautomatisch
Weil du der Einzige bist, der weiß, ob die halbe Stunde Dokumentation zu Projekt A oder B gehörte. Ein System, das das rät, erzeugt Rechnungen, die du vor deinem Kunden nicht verteidigen kannst.
Deshalb endet jede Automatik einen Schritt vor dem Zeiteintrag.